Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Alur Manuskrip Keluar

Pasca- sebelumya menjumut tulisan dari http://muhamadlutfi96.blogspot.com/ tentang cara menyepakati telepon yang baik . Lebih jauh saya mematamatai postingan mengenai Prosedur Surat Keluar Sistem Taktik Agenda, aku berpretensi untuk melihatnya. Ayo kita pelajari supaya nanti lebih enjoy kalau akan utus surat

Dokumen keluar merupakan surat yang dikirimkan maka dari itu satu organisasi kepada pihak lain.

Surat keluar nan dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh tiga faktor:

Merupakan jawaban dari surat masuk alias sahifah yang diterima
Karena adalah kebutuhan.
Karena akan memberikan sesuatu situasi.

Prosedur pengurusan sahifah keluar atau pengiriman surat secara umum adalah sebagai berikut :

A. Ancang Membuat Surat

Menentukan diversifikasi, ukuran dan rona plano nan tepat buat digunakan intern menulis inskripsi.
Mengemukakan ide, fakta dan manifesto yang lengkap dan mudah dipahami.
Menentukan susuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.
Pergi singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang runyam
Menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan bersusila.
Menggunakan bahasa yang baku.

Setelah memperhatikan kejadian-situasi tersebut diatas, juru tulis tembusan harus mengerti dan memahami urutan penyusunan surat atau ki kesulitan apa nan akan disampaikan kepada penerima surat. Disamping itu seorang penulis inskripsi harus memperhatikan perunjuk dari pimpinan atau pejabat lain yang mohon dibuatkan dokumen. Surat yang disusun harus sesuai dengan coretan yang diberikan.

B. Pembuatan Konsep Arsip (draft)

Konsep surat sebaiknya dibuat dan disusun menurut bagian-bagian nan lengkap yang menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan maka itu suatu organisasi sehingga melancarkan juru tik buat mengetiknya. Konsep surat yang bukan disusun dengan baik akan menyulitkan ahli tik, karena dia harus banyak mengimbangkan antara konsep dengan gambar surat yang sebenarnya.

Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep kopi boleh dilakukan dengan dua sistem :

1) Sentralisasi

Menurut sistem ini semua pembuatan konsep akta dipusatkan pada unit tertentu yaitu bagian surat menyurat (mail department)

2) Desentralisasi

Konsep arsip dapat dibuat oleh masing-masing unit atau fragmen. Dengan maslahat alas kata setiap unit nan ada dalam suatu kantor membuat konsep surat seorang-sendiri sesuai dengan kebutuhan bagiannya.

Dari segi cucu adam nan menciptakan menjadikan, konsep surat dapat dibuat maka itu :

a. Ketua atau arahan

Ada 4 kemungkinan pembuatan konsep surat oleh pimpinan :

1) Komandan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan mengetiknya sendiri. Biasanya kerjakan surat yang berkarakter rahasia.

2) Atasan mewujudkan sendiri konsep tindasan secara paradigma, kemudian menyerahkan kepada juru tik bakal mengetiknya.

3) Atasan membuat konsep akta secara garis besarnya saja dan dilengkapi oleh sekretaris atau pembantunya buat terjamah, kemudian diserahkan kembali kepada pimpinan buat diperiksa.

4) Kepala membentuk konsep surat dengan cara mengimlakan kepada sekretaris atau pembantunya.

1. Pendiktean konsep suka-suka dua macam :

1. Pendiktean Sekaligus

Adalah pengambilan dikte secara langsung oleh sekretaris kepada arahan dengan menggunakan garitan steno.

2. Pendiktean Lain Serempak

Adalah pendiktean dengan memperalat mesin penyalin imla (transcribing machine). Dimana nantinya sekretaris akan menyalin bahan ki kenangan kaset dari pimpinan.

b. Konseptor (orang yang ditunjuk bakal membuat konsep inskripsi)

Untuk surat-surat yang sifatnya rutin rata-rata pimpinan memberikan pembuatan konsep surat kepada konseptor.

C. Persetujuan Konsep Surat

Apabila konsep surat telah radu dibuat, maka konsep sertifikat harus dimintakan permufakatan kepada pimpinan. Apabila pada konsep surat terwalak kesalahan ataupun perlu adanya pelengkap, maka konsep surat tersebut dibetulkan maka itu pimpinan. Inskripsi yang sudah mujur permufakatan dari pimpinan. Lebih lanjut sebagai etiket persepakatan atas konsep sahifah itu, arahan nan berkepentingan membubuhkan parafnya lega formulir isian lembar konsep.

D. Mengagendakan Surat

Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat kedalam buku agenda keluar maupun buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat.

Misalnya lega deret nomor surat tercantum nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya :

001 : Nomor urut nan diambil berpunca siasat agenda

KP : Keburukan Kepegawaian (bersumber dari penunjuk yang dipakai )

VII : Wulan inskripsi dibuat

2006 : Tahun Kopi dibuat

E. Pengetikan Konsep

Konsep salinan yang telah mendapatkan permufakatan dan sudah memperoleh kode maupun nomor surat, kemudian diserahkan pada unit pengetikan. Oleh pakar tik konsep pertinggal diketik kedalam gambar tertentu dengan baik dan rapi.

Surat yang diketik harus kelihatan rapi. Harus diketik lega kertas yang bagus, rapi dan sistematis. Sehingga dapat menarik perasaan cak bagi orang yang membacanya. Rancangan piagam yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.

F. Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk kopi bintang sartan (net piagam), setelah melintasi koreksi kesalahan.

Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik dilakukan oleh :

a. Pengetik surat (juru tik)

Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan mulai sejak mesin atau sehabis dicetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada arahan.

b. Konseptor

Sesudah diperiksa juru tik, konsep surat diserahkan sekali lagi kepada konseptor untuk diperiksa

c. Penanggung jawab surat

Sebelum menandatangani dokumen, penanggung jawab akta harus membaca dan memeriksa dokumen bahkan sangat.

d. Agendaris

Surat yang akan diagendakan /di catat kerumahtanggaan sentral agenda harus kembali diperiksa oleh agendaris.

G. Penandatanganan surat

Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian dokumen jadi (sauk-sauk surat) disampaikan kepada arahan, atau pejabat nan berkuasa kerjakan ditandatangani. Surat nan akan ditandangani oleh pimpinan semoga diletakkan pada map solo (signature folder)

H. Pemberian Keunggulan Dinas

Surat nan telah ditandatangani oleh penanggung jawab surat, kemudian dicap atau distempel. Bila terdapat sahifah nan belum diberi etiket maka suarat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang syah. Stempel dibubuhka jihat kidal menyinggung / sampai ke sedikit paraf.

I. Menggelapkan Surat

Sertifikat-tembusan nan telah ditandangani dan diberi nama harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan dokumen atau lembar kedua disimpan bak arsip. Kerjakan suarat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.

Cak semau 8 cara melipat sahifah, yaitu : Lipatan Idiosinkratis (Single Fold), Lipitan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold, lipatan konvensional (standard fold), tisikan resmi rendah (low pataka fold), lipatan akordion (accordion fold), keliman akordion rendah (low accordion fold), lipatan model prancis (French fold) dan tisikan abstrak baron (baronial fold).

J. Penyampulan tembusan

Selesai dilipat, surat harus diberi sampul alias amplop. Pada selongsong surat harus dilengkapi :

a. Bahan pengirim bila tidak memakai kop dokumen.

b. Nomor sahifah diketi di kidal atas di bawah kop piagam.

c. Cap dinas diterapkan puas amplop dibawah nomor.

d. Stempel bebas bea alias perangko secukupnya.

K. Pengiriman Surat

Pengapalan tindasan dapat dilakukan dengan cara :

a. Dikirim berbarengan, surat tersebut dikirim serempak alias sendiri maka itu kurir ke alamatnya dengan menggunakan buku bestel.

b. Dikirim melalui pos. Pengangkutan akta melalui pos harus memakai kancing pos tercatat.

Pengiriman sertifikat keluar terbagi kedalam dua episode :

a) Pengiriman dokumen keluar intern /masih dilingkungan internal perusahaan, dalam sistem pokok agenda menggunakan buku pengiriman barang internal.

b) Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.

L. Penyimpanan Akta

Sertifikat yang kudus dikirim kealamat nan dituju. Sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan memperalat sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.

Demikian tentang Prosedur Surat Keluar, hendaknya berfaedah.